Jangan Takut Kalau Diminta Memimpin Rapat, Begini Triknya Agar Bos Kamu Terkesan
1 menit membaca
Apabila kamu diminta untuk memimpin sebuah rapat kerja, maka berusahalah sebisa mungkin membuat meeting yang kondusif, efektif dan lebih efisien.
Bila rapat berjalan lancar, kamu bisa menunjukkan bahwa kamu sanggup mengelola tanggung jawab yang lebih besar. Ini merupakan investasi terbaik untuk karier kamu. Nah, untuk kamu yang memiliki tanggung jawab memimpin meeting, berikut tips dan trik yang bikin kamu sukses mengadakan meeting:
Sebaiknya jangan lebih dari sejam
Banyak riset menunjukkan bahwa meeting dengan waktu pendek justru lebih efektif dan produktif. Karena dengan batas waktu tertentu, orang akan terpacu untuk membuat solusi dan orang akan lebih fokus menyelesaikan pekerjaan mereka dibanding berbicara hal-hal lain.
Walau begitu, bukan berarti kamu harus terburu-buru dan memaksa mengambil keputusan tanpa dipikirkan matang-matang. Kalau kamu memiliki tujuan membahas sesuatu, sebaiknya berikan waktu yang cukup untuk peserta meeting memberikan opini dan ide-ide mereka.
Percaya tidak stand up meeting lebih produktif?
Berdasarkan sebuah riset yang dilakukan American Psychological Association, stand-up meeting atau 34% lebih singkat dibandingkan meeting duduk namun memberikan hasil yang sama.
Tak perlu adakan update meeting
Jika kamu terbiasa mengadakan update meeting, sebaiknya hentikan hal tersebut karena update meeting hanya membuang waktu. Sebaiknya lakukan update dalam waktu yang singkat, jangan pula melakukan meeting terlalu sering. Jika meeting bisa dihindari sebaiknya meeting tidak perlu diadakan.
Meeting jangan lebih dari 7 orang
Berdasarkan penelitian yang dilakukan seorang professor dari Harvard Business School, Axtell, jumlah peserta maksimal dalam meeting tidaklah lebih dari 7 orang. Karena semakin besar jumlah peserta, maka semakin banyak peserta yang akan merasa tidak berkontribusi dan tidak perlu berbicara.
Bikin agenda dan tujuan meeting
Kamu harus membuat agenda dan tujuan sebelum meeting diadakan, lalu beritahukan kepada semua peserta meeting apa saja yang akan dibahas dan perlu dipersiapkan agar meeting dapat berjalan tepat sasaran dan lebih efisien. Hal ini sebenarnya juga berlaku untuk dalam hal karier secara umum.
Manfaatkan ruang private meeting dan fasilitas yang ada
Kalau di kantormu ada ruang meeting private, manfaatkan hal tersebut dan jangan lupa juga untuk memanfaatkan fasilitas yang ada. Di zaman yang serba canggih ini, kamu harus menggunakan teknologi agar meeting bisa berjalan lebih baik. Gunakan fasilitas internet, proyektor untuk menunjang meeting.
