Surat Jalan Pengiriman Barang: Pengertian, Fungsi, hingga Contoh
4 menit membacaSeperti yang kita tahu, kegiatan kirim mengirim barang, memang sudah dilakukan sejak zaman dulu, bahkan hingga sekarang. Terlebih, kini kegiatan berbelanja online sudah menjadi kegiatan rutin, sehingga banyak perusahaan ekspedisi yang seiring juga ikut bermunculan.
Nah, di balik barang yang sampai di rumahmu dengan selamat, ternyata ada banyak proses yang harus dilakukan oleh pihak ekspedisi loh, salah satunya adalah mengurus surat jalan pengiriman.
Tidak hanya barang kecil, seperti yang biasa kamu beli di toko online, pengiriman barang besar pun wajib menggunakan surat jalan. Misalnya, kamu ingin mengirim kendaraan alat berat di luar kota. Nah, disitulah kamu akan berurusan dengan surat jalan, agar barangmu bisa sampai dengan selamat di alamat tujuan.
Apa Itu Surat Jalan Pengiriman?
Surat jalan merupakan sebuah dokumen penting, yang wajib digunakan oleh pihak yang tengah melakukan pengiriman barang, seperti perorangan, toko, hingga perusahaan.
Dimana surat jalan pengiriman ini wajib dibuat oleh pihak ekspedisi (vendor), yang memiliki tugas untuk mengirimkan barang, milikmu (konsumen), agar bisa sampai ke alamat tujuan.
Tidak hanya itu, surat jalan pengiriman juga akan membuat pihak jasa ekspedisi merasa aman, ketika ada petugas berwajib, seperti potlantas atau dinas lainnya, yang ingin memeriksa barang kiriman tersebut.
Sehingga, surat jalan ini bisa digunaka sebagai bukti yang legal terhadap segala pemeriksaan terhadap pihak berwajib.
Fungsi Surat Jalan Beserta Kegunaannya
Adapun beberapa fungsi surat jalan pengiriman yang perlu kamu ketahui adalah sebagai berikut:
- Surat jalan digunakan sebagai dokumen tertulis, yang berisi perincian atau detail informasi barang, mulai dari nama barang, jumlah, dan harga.
- Untuk mempermudah birokrasi di wilayah tertentu, seperti adanya pengecekan oleh petugas keamanan atau polisi.
- Sebagai alat konfirmasi, bahwa barang sudah diterima.
- Sebagai dokumen yang digunakan oleh pihak keuangan atau bendahara, dari pihak bendor untuk merangkum seluruh pengiriman yang sudah diselesaikan.
- Surat yang digunakan sebagai bukti, jika pihak shipper ingin mengajukan klaim asuransi, terkait barang yang tertulis di dalamnya. Karena, tanpa surat jalan ini, biasanya klaim asuransi sulit untuk diterima.
Alur Kerja Surat Jalan Pengiriman
Di dalam sebuah kegiatan jual beli, para perusahaan ekspedisi di sini sangat berjasa. Nah, biar gak bingung, bagaimana alur kerja surat jalan, yuk simak informasinya berikut ini:
A. Dalam mengirim barang, pihak ekspedisi akan mengeluarkan surat jalan untuk dibawa oleh sopir kendaraan.
B. Surat jalan sangat berperan penting sebagai bukti transaksi serta konfirmasi, atas segala muatan barang yang ada di dalam kendaraan yang dibawa sopir. Surat ini juga tidak boleh hilang.
C. Surat jalan pengiriman biasanya dibuat dalam 3 hingga 4 rangkat. Dimana setiap rangkapnya, terdapat beberapa kertas warna yang berbeda, yakni putih, kuning, merah, dan juga hijau. Apa perbedaannya?
- Surat Jalan Lembar Putih
Lembar putih pada surat jalan pengiriman merupakan surat yang digunakan sebagai bukti, bahwa barang telah diserahkan kepada pembeli.
Tidak hanya itu, surat jalan berwarna putih ini juga akan digunakan sebagai dokumen penagih, oleh penjual untuk pihak pembeli di akhir bulan, atau saat waktu pelunasan tagihan tiba.
- Surat Jalan Lembar Merah
Untuk surat jalan yang berwarna merah ini, adalah surat jalan yang nantinya akan diberikan kepada pihak pembeli atau konsumen. Dimana lembar ini akan menjadi bukti dari pemesana barang.
- Catatan Laporan Transaksi
Berikutnya ada lembar ketiga dan keempat dari surat jalan pengiriman. Dimana surat jalan ini dijadikan sebagai catata laporan transaksi, yang akan diberikan kepada karyawan ataupun supervisior yang menyampaikan perintah.
(Baca Juga: Jangan Kalap Diskon Belanja Online, Apa Saja yang Perlu Dibeli?)
Informasi Penting di Dalam Surat Jalan
Nah, surat jalan pengiriman juga sangat penting dibuat, karena di dalam surat tersebut terdapat data terkait barang yang akan dikirimkan. Biasanya, informasi penting surat jalan pada umumnya, berisi beberapa hal, yakni:
1. Nomor surat pengiriman barang yang diberikan pihak vendor atau ekspedisi.
2. Detail barang yang diberikan kepada vendor dari shipper, seperti
- Nama barang
- Alamat perusahaan
- Nama perusahaan pengirim
- Jumlah barang
- Berat barang
- Keterangan lainnya terkait barang, seperti harga atau jenis barang.
3. Tanda tangan pihak penerima, pengirim, dan vendor
4. Stempel vendor (jika diperlukan)
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang, Dokumen, Kendaraan, hingga Alat Berat
Sebenarnya, di dalam surat jalan pengiriman, tidak ada gaya atau cara penulisan yang baku. Karena, semua surat jalan yang dikeluarkan, sesuai dengan keinginan masing-masing pihak vendor. Nah, bagaimana bentuk dan contoh surat jalan yang biasa digunakan? Yuk intip contoh-contohnya berikut ini:
-
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang
Kepada Yth:
Bapak Bagian Purchase
SURAT JALAN
No ……………..
Order No: …..
Dengan hormat,
Mohon diterima barang tersebut di bawah ini,
No. Nama Barang Jumlah Barang Keterangan
Yang menerima, Yang Menyerahkan,
………………………… …………………………
TTD TTD
-
Contoh Surat Jalan Kendaraan
PT ROCKET MANAJEMEN
SURAT JALAN
Nomor: B.002/MRK/PTRM/X/2017
Sleman, 13 Oktober 2017
Kepada Yth
Direktur PT. Janak Groups
Jl. Simanjuntak No.12 Sleman
Yogyakarta
Dengan hormat,
Dengan surat ini kami mengirimkan barang pesanan dari saudara, dengan rincian sebagai berikut:
No. Nama Barang Jumlah Satuan
1. Kecap Maknyus 23 Pcs
2. Minyak Goreng 45 Pcs
3. Akuada 67 Pcs
4. Sirup 89 Pcs
Mohon diperiksa kembali keadaan barang dan diterima
Supir Hormat kami,
PT. Rocket Manajemen
Suharjo Affandi Indah S.E.
Manajer Marketing
Barang Telah diterima pada tanggal: 13 Oktober 2017
Penerima
PT. Janaka Group
Sugeng Riyadi S.E.
Manager Gudang
-
Contoh Surat Jalan Alat Berat
PONDOK PESANTREN NURUL HUDA
1. TK 2. TPA 3.Madrasah 4. Tsanawiyah 5. Aliyah 6. SMA 6. Majelis Taklim
SURAT KETERANGAN JALAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama: Drs. KH. Mahmud Abdullah
Jabatan: Pimpinan Pondok pesantren Nurul Huda
Alamat: Jalan Ngadirejo 07/06 Magetan
Menerangkan bahwa Truk dengan Nomor Polisi : M 6654 ADC membawa alat berat Beg Hitachi Z 225 P dengan tujuan Ponpes Modern Badrusalam
Demikian Surat Keterangan Jalan ini dibuat sedemikian rupa agar menjadi maklum bagi yang bersangkutan.
Magetan, 07 Agustus 2020
Pimpinan Ponpes Nurul Huda
Drs. KH. Mahmud Abdullah
Dapatkan berbagai informasi menarik lainnya, hanya di CekAja.com, di mana kamu juga bisa menemukan berbagai rekomendasi produk keuangan sesuai kebutuhan.
